Kevin runt een dakdekkersbedrijf in de regio Utrecht met vijf mensen in dienst. Elke week komen er twaalf tot vijftien offerteaanvragen binnen — via het contactformulier, WhatsApp en soms nog gewoon per telefoon. Tot vier maanden geleden deed Kevin de offertes zelf, 's avonds na het werk.

"Ik zat drie avonden per week offertes te tikken. Dan ben je na een lange dag nog een uur achter de laptop bezig. Dat was niet houdbaar."

— Kevin, dakdekkersbedrijf Utrecht

De situatie voor de agent

Het probleem was niet dat Kevin slecht was in offertes maken — juist het tegenovergestelde. Hij had een beproefd format, wist precies welke informatie hij nodig had en kon een offerte vlot schrijven als alle gegevens er lagen. Het probleem was het verzamelen van die gegevens.

Een typische offerteaanvraag zag er zo uit: klant stuurt "ik heb een lekkend dak" via WhatsApp. Kevin stuurt terug: "Wat voor dak? Hoeveel m²? Hoe oud is het pand? Zijn er al eerder reparaties gedaan?" Klant antwoordt de volgende ochtend. Kevin vraagt door. Pas na drie rondes had hij genoeg om een offerte te maken.

De oplossing: een intake-agent

MaxiAgent bouwde Kevin een agent die de intake volledig overneemt. Zodra een aanvraag binnenkomt — via het formulier op zijn site of via WhatsApp — start de agent een gestructureerd gesprek. De agent stelt de relevante vragen in de juiste volgorde, slaat de antwoorden op en maakt een compleet intake-formulier klaar voor Kevin.

Hoe het nu werkt

  • Klant stuurt aanvraag → agent reageert binnen 30 seconden
  • Agent stelt 6-8 gerichte vragen (daktype, oppervlak, locatie, urgentie)
  • Antwoorden worden automatisch opgeslagen in een Google Sheet
  • Kevin krijgt een notificatie met een compleet ingevuld formulier
  • Kevin maakt de offerte in 5 minuten op basis van het formulier
45 min Tijd per offerte voor agent
5 min Tijd per offerte na agent
3,5 mnd Terugverdientijd

Wat er nog meer veranderde

De tijdsbesparing was het meest zichtbare resultaat. Maar Kevin noemt nog twee dingen die hij niet had verwacht:

1. Meer aanvragen die ook echt doorgaan

Voorheen reageerde Kevin soms pas de volgende ochtend op aanvragen die 's avonds binnenkwamen. Nu reageert de agent altijd binnen een minuut. Kevin ziet dat aanvragen die vroeg in het proces goed begeleid worden, vaker uitlopen op een echte opdracht.

"Ik had een klant die op zaterdagavond om 22:00 een aanvraag stuurde. De agent reageerde direct, stelde alle vragen, en maandagochtend had ik alles klaarliggen om een offerte te maken. Die klant belde me maandag om 9:00 al om te vragen wanneer we konden starten."

— Kevin

2. Minder heen-en-weermailen

Doordat de agent de juiste vragen stelt in de juiste volgorde, krijgt Kevin nooit meer een half-ingevuld formulier. Alle offertes die hij nu maakt, zijn gebaseerd op complete informatie. Dat scheelt niet alleen tijd — het betekent ook dat zijn offertes preciezer zijn.

Takeaway

De grootste winst zat niet in het schrijven van de offerte zelf, maar in het elimineren van de heen-en-weercommunicatie die daar altijd aan voorafging. De agent doet het ongeduldig-en-chaotisch-gedeelte; Kevin doet het vakmanschap-gedeelte.

De technische kant

Voor de geïnteresseerden: de agent is gebouwd op een combinatie van een WhatsApp Business-koppeling en een webformulier. Alle inkomende berichten worden verwerkt door het MaxiAgent-platform, dat de conversatie beheert en de verzamelde data doorstuurt naar Google Sheets. De agent is geconfigureerd op basis van Kevins bestaande offerte-intake — geen generieke template, maar zijn eigen werkwijze.

Setup duurde vier weken. De eerste week was voor de technische koppeling, de tweede en derde week voor het finetunen van de vragen en het testen, de vierde week voor een soft launch met echte klanten.